首先，學(xué)會(huì)發(fā)郵件是非常重要的。為了做好這件事，必要的郵件英語(yǔ)要努力完成才可以。
舉個(gè)例子，在了解市場(chǎng)的基本匯率的前提下，你必須要通過(guò)郵件查看客戶與你合作的意向，讓客戶知道你對(duì)與他的合作非常感興趣，并且對(duì)合作動(dòng)向非常關(guān)注。重點(diǎn)表現(xiàn)出誠(chéng)意！不要寫得太長(zhǎng)！要有持續(xù)性！言簡(jiǎn)意賅！例如：dear sir，how are you？i hope everything is going well with you.i hold great enthusiasm to wonder whether you have any pending orders（未決訂單） or inquiries（詢盤，詢價(jià)）recently.if so,contact me without any hesitation.i will rely to you carefully and quickly if you have interest in our products or service,and i feel honored to make a cooperation with you.thank you very much!best regards,xxx這個(gè)其實(shí)已經(jīng)有點(diǎn)長(zhǎng)了，以后寫的時(shí)候盡量把客套的話少些一點(diǎn)，說(shuō)重點(diǎn)，要表示出誠(chéng)意，要經(jīng)常聯(lián)系客戶，讓他知道你是非常重視他的。ok。這一段的知識(shí)告一段落。當(dāng)顧客看了你的郵件后，決定與你合作之后，而且貨物已經(jīng)發(fā)給客戶了以后，你要做的是詢問顧客對(duì)貨物以及服務(wù)的感受。這時(shí)候，還要繼續(xù)通過(guò)郵件的形式表示出對(duì)顧客的關(guān)切，以便于完成兩件事：
第一件是保證上一筆交易的順利完成和良好的客戶體驗(yàn)；
第二件是使得客戶繼續(xù)保持良好的熱情與你進(jìn)行下一次合作。
dear sir，how is it going these days?well,the topic of this mail is to deliver my concern to you about our cooperation last time.first,have you received our goods?how do you feel?second,how is the quality of the goods?are you satisfied?what's your feeling?third,if you have any questions about our goods or our conversations,contact me rightly.thanks!best regards,xxxok。以上呢是貿(mào)易跟進(jìn)的郵件表述。郵件的作用是向客戶保證你是重視他的，同時(shí)重視自己的服務(wù)質(zhì)量和對(duì)溝通的高要求，并期待與他進(jìn)行下一次合作。顧客看了你的郵件之后，可能本來(lái)對(duì)服務(wù)或者貨物有一些問題，但是因?yàn)槟愕臒崆榕c主動(dòng)，再加上有效合理的溝通，反而會(huì)讓這些小問題成為你們下一次合作的基礎(chǔ)！這樣的話，不出意外，你只要考慮新的訂單便可以了！一般對(duì)于外貿(mào)人來(lái)說(shuō)，緊急的事情很多，但是首先需要做的往往是重要的事情，這樣可以提高工作效率，防止本末倒置。換句話說(shuō)，要有計(jì)劃，把重要的事情分步驟進(jìn)行。不過(guò)，下面我說(shuō)的是，在保證計(jì)劃穩(wěn)定和有條理的前提下，如何有效的使用郵件的快捷回復(fù)功能，來(lái)達(dá)到繼續(xù)提高工作效率的目的。請(qǐng)集中注意力啦。第一種情況：出差了來(lái)不及查看郵箱。這時(shí)候的自動(dòng)回復(fù)要怎么書寫呢。我歸結(jié)為兩點(diǎn)：
第一，把理由言簡(jiǎn)意賅的說(shuō)清楚；第二，把你的其他聯(lián)系方式寫出來(lái)，譬如電話，譬如呼吁顧客郵箱留言等。
dear sir，i am sorry to tell you that i have some business things to deal with for several days.so i can't check my e-mail in time.if you have any urgent issues to discuss with me,please call me at xxx-xxxx-xxxx.hope you have a happy day!yours sincerely,xxx
第二種情況：對(duì)顧客提出的價(jià)格不是很滿意并且想要顧客修改價(jià)格。這時(shí)候，首先，要委婉地說(shuō)你對(duì)價(jià)格不滿意；其次，闡明不滿意的原因，說(shuō)白了就是不容易盈利，實(shí)話實(shí)說(shuō)反而是一種真誠(chéng)和聰明的表現(xiàn)；
第三，把目前的市場(chǎng)行情跟顧客簡(jiǎn)單說(shuō)一下，也就是闡明要求修改價(jià)格的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。dear sir，we regret that it is hard to meet your target price(目標(biāo)價(jià)格).it is low and we can't get enough margin profits（邊際收益）.well，the real condition is that the price of the material cost is rising 6% perton,rising sharply these days.we don't have enough money.at the same time,the exchange rate floats up and down,unsteadily,during this two weeks.certainly,we want you to be our long-time cooperation partners,but these problems get in the way of our coopertion.we want understanding and your support.thanks!best regards,xxx好啦，以上基本上是今天要講的內(nèi)容，希望能對(duì)你的外貿(mào)生涯有所幫助，我們下回見！