外貿(mào)單證是外貿(mào)交易中
不可或缺的重要環(huán)節(jié)
熟練掌握外貿(mào)單證的流程
才有助于保障
外貿(mào)交易的安全、順利進行
不過
外貿(mào)單證相關(guān)知識點較多
要熟練掌握還真是不容易
別擔(dān)心！
今天用淺顯易懂的方式
為大家介紹外貿(mào)單證的完整流程
以及5個風(fēng)險防范建議
希望對正在做外貿(mào)行業(yè)的朋友
能夠有所幫助
外貿(mào)單證流程
1
客戶詢盤
一般在客戶下purchase order （一般簡稱為po）之前，都會有相關(guān)的order inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。
2
報價
業(yè)務(wù)部及時回復(fù)客人詢盤，確定貨物品名、型號、生產(chǎn)廠家、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格及柜型等，制作成正式報價單quotation給客戶。報價單需要用你司抬頭以及注明客戶信息，也別忘了注明報價的有效期。因為匯率和原料價格的波動，報價可能視情況進行調(diào)整，因此注明報價有效期為以后調(diào)價做好鋪墊。
3
接收訂單
經(jīng)過洽談，客戶確認(rèn)報價后會發(fā)送訂購單purchase order給業(yè)務(wù)員，并要求業(yè)務(wù)員制作形式發(fā)票proforma invoice（一般簡稱為pi）。業(yè)務(wù)員制作完pi，發(fā)給客戶確認(rèn)。
4
準(zhǔn)備生產(chǎn)訂單
得到客人的訂單確認(rèn)后，開始準(zhǔn)備給工廠下單。
5
業(yè)務(wù)審批
按照一般的公司流程，業(yè)務(wù)部收到訂單后，制成訂單明細(xì)，連同客戶訂單復(fù)印件一起交由管理人員審批后再交給部門跟單員跟進，沒有跟單員的公司，業(yè)務(wù)員自行跟進。
6
下達生產(chǎn)通知
業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知,通知工廠按時生產(chǎn)：
①如果是l/c付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認(rèn)l/c已經(jīng)收到，然后業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障及其它可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證。
②如果是t/t付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。
③如果是放帳客戶，或通過銀行d/a等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。
7
驗貨
①在交貨期前一周，要通知驗貨員驗貨。
②如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
③如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。
8
制備基本文件
根據(jù)工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（一般由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。
9
商檢
如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10
租船訂倉
①如果給客戶的報價是基于fob條款，通?？腿藭付ㄘ洿?。盡早與貨代聯(lián)系，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（shipping order，簡稱so），通常在開船一周前可拿到定倉紙。
②如果是由賣方支付運費，應(yīng)盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較選擇價格優(yōu)惠信譽好船期合適的船公司，并通告給客人。如客人不同意要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。
③如果貨物不夠一個小柜需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求等內(nèi)容。
11
安排拖柜
①貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準(zhǔn)時。要給拖車公司提供以下資料：定倉確認(rèn)書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等。沒有長期合作的拖車公司也可讓貨代安排貨運事宜并在向貨代支付本地費時一并支付提貨相關(guān)費用即可。
②發(fā)送一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。
③要求工廠在貨柜離開工廠后盡快提供一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
12
委托報關(guān)
在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。
13
獲得運輸文件
①最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容發(fā)送給船運公司或貨代。補料要按l/c或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
②督促船公司盡快出提單樣板及本地費用帳單。仔細(xì)核對提單樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。
③及時支付運雜費等本地費用，付款后通知船公司及時取得提單正本等運輸文件。
14
準(zhǔn)備其他文件
①商業(yè)發(fā)票：l/c要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與l/c上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。l/c上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。
②form a原產(chǎn)地證書：form a原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在l/c的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，form a證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。目前市面上有許多代辦form a證的服務(wù)，可根據(jù)需要找人代辦。
注意：form a，就是普惠制原產(chǎn)地證明書，它是具有法律效力的我國出口產(chǎn)品在給惠國享受在最惠國稅率基礎(chǔ)上進一步減免進口關(guān)稅的官方憑證。目前給予我國普惠制待遇的國家共38個。
③一般原產(chǎn)地證 (co,也就是certificate of origin)：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。目前市面上有許多代辦原產(chǎn)地證的服務(wù)，費用一般在100-200元之間，可根據(jù)需要找人代辦。
④裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時l/c要求提供發(fā)送證明，如報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。
⑤裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要和提單相符。
15
交單
①采用l/c收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)備齊全部單證并嚴(yán)格審單，確保沒有錯誤才交銀行議付。
②采用t/t收匯的，在取得提單后馬上電郵提單復(fù)印件給客人付款，確認(rèn)收到余款后再將提單正本及其他文件（pi,pl,forma或co）寄給客人。切勿在沒有收到尾款時就將正本寄給客戶，客戶一旦拿到提單正本便可以從目的港提貨，增加了供應(yīng)商收款的風(fēng)險。付款條款是100%t/t in advance的客戶，可以在發(fā)貨前就和貨代溝通選擇提單電放服務(wù)。
16
業(yè)務(wù)登記
每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記，便于以后查詢統(tǒng)計等。
17
文件存檔
所有的文件、l/c和議付文件必須留存一整套以備查用。
5個風(fēng)險防范建議
1.了解清楚相關(guān)法律法規(guī)
●
為了整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序，國家制定了一系列進出口法律法規(guī)，因此，正確掌握和運用這些法律法規(guī)可以規(guī)范進出口業(yè)務(wù)的運作，起到積極有效的防范作用。
在出口業(yè)務(wù)中，運用《涉外經(jīng)濟合同法》、《對外貿(mào)易法》、《海關(guān)法》、《產(chǎn)品質(zhì)量法》、《出口收匯核銷管理辦法》、《出口貨物退（免）稅若干問題的規(guī)定》、《商品檢驗法》等法律法規(guī)的有關(guān)條款進行比照，分析本筆出口業(yè)務(wù)的不規(guī)范之處和風(fēng)險大小，最后決策運作與否。
2.進行資信調(diào)查
●
在對外貿(mào)易時選擇交易對象非常重要，需要慎重考察對方身份的真實性，查清對方的資信情況。如看營業(yè)執(zhí)照的正本和副本，并對正本、副本的真實性進行驗證；考察對方資產(chǎn)信用的真實性和履約能力，了解其開設(shè)的基本帳戶和經(jīng)營活動情況，如生產(chǎn)加工能力、出口許可、原材料供應(yīng)、貨源等。當(dāng)事人的資信情況關(guān)系到其有無承擔(dān)債務(wù)責(zé)任的能力和有無履約誠意。
3.運用規(guī)避風(fēng)險手段
●
為防止信用證欺詐，作為出口商應(yīng)盡量使用c組貿(mào)易術(shù)語（如：cfr、cif、cpt、cip等）。另外，要嚴(yán)格審核單證，加強對假冒信用證、“軟條款”信用證的識別，一旦發(fā)現(xiàn)，應(yīng)提出修改信用證。
4.簽訂嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤?br>●
如在合同里面訂立品質(zhì)條款、認(rèn)證條款、價格條款、檢驗條款、索賠條款、支付條款、運輸條款、定出詳盡的規(guī)格、要求等，并要求對方出具法人代表或委托書簽字的文書。
5.保存好各類單證
●
建議出口企提前制定單證保管制度，把外貿(mào)單證按照年份、進出口、關(guān)區(qū)等規(guī)則分門別類歸入相應(yīng)的檔案盒，從接單開始到催款對賬，均做好審查把關(guān)，保留好書面文件。